マニュアルの作り方をご存知ですか？ポイントを解説します！

マニュアルは作業を思い出す際や新人教育をする際など様々な場面で必要になります。
特に頻繁に使うような職場であれば、分かりやすく作っておきたいものですよね。
ただ、マニュアルを作る際の手順について知っておかないと内容が複雑になりがちです。
そこで今回は、分かりやすいマニュアルの作成方法についてご紹介します。

□マニュアルの作成方法

まず、どのような内容を記載するのか大まかな構成を考えましょう。
この時、カテゴリを意識して考えると後の作業が楽になります。

大まかな構成を考える作業が終了したら、どこのカテゴリにどの内容を入れるかといった、カテゴリ分けを行います。
このカテゴリ分けの際は、詳細な内容についても考えておきましょう。

ただ、あまりに細かな内容まで記載すると、説明が分かりづらくなってしまうため注意が必要です。
内容を決める際は、どの程度細かい情報を記載するのかを考えて、なるべく簡潔な説明にするように心がける必要がありますね。

細かい内容も決まれば、実際に作成したマニュアル通りに作業をしてみましょう。
マニュアル案に不足している点や間違っている点などがないかを確認し、問題があれば修正します。
事前知識がなくてもマニュアル通りに作業ができるのか確認するためにも、作業経験のない人に確認してもらうことをおすすめします。
また、上司やほかの担当者などなるべく多くの人に確認してもらうと、誰にとっても分かりやすいマニュアルが完成するでしょう。

確認と修正の繰り返しは手間のかかる仕事ですが、分かりやすい内容にするためにも、この作業は怠らないようにしましょう。

これらの作業をすべて終えれば、あとは必要な部数のマニュアルを印刷するだけです。
必要な部数やどのような用紙を使うのかは事前に決めておくことをおすすめします。

□マニュアルを作る際のポイント

先ほど紹介したことを踏まえて、マニュアルを作成する際に気を付けたいポイントがいくつかあります。

まず、マニュアルを作りをする際には、誰に向けたものであるかを明確に決めておくことが大切です。
例えば新入社員に向けてのマニュアルであれば、専門用語を減らす必要がありますし、業界での常識的な内容も基礎知識として盛り込む必要がありますよね。
このように、対象によって内容も変わるため、事前にマニュアルの対象を決めておくことは大切なポイントといえるでしょう。

次のポイントとしては、視覚的な情報を入れることが挙げられます。
どれだけ分かりやすく説明しても、文章だけでは説明できないことがありますよね。
そんな時は、図やイラスト、写真など視覚的に理解できる情報を入れると分かりやすさが向上します。
視覚的な情報があれば、印象にも残りやすいので、おすすめです。

そして、他にもマニュアルが存在する場合には形式を統一しておくことをおすすめします。
形式が統一されていれば、どのマニュアルも同じように使用できますし、何よりも見やすいですよね。
新たに作成する場合でも、形式を意識して作成すると、その後追加で作る際に作業が楽になります。

□まとめ

今回は、マニュアルの作成方法とポイントについてご紹介しました。
マニュアル作りは手間と時間がかかりますが、長く使うものですので、丁寧な作業を心がけましょう。
この記事の情報が参考になれば幸いです。
当社では、マニュアルの製本印刷業務を行っておりますので、ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。