報告書の作り方でお悩みの方へ!上手な報告書の作り方をご紹介します!

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「報告書の書き方がわからない」
「良い報告書の作り方とは」
このようにお考えの方はいらっしゃるでしょう。
今回は、報告書の書き方のポイントと注意点についてご紹介します。
ぜひ最後までご覧ください。
 

□報告書の書き方のポイントとは

 
まずは、何のための報告書か意識します。
報告書では、読み手に取って必要な情報を簡潔にまとめることが重要です。
また、読み手によって伝える内容も異なります。
 
例えば、目上の人に対しての年次決算に関する報告をする場合は、決算に関わる数値に正確性を持たせなければいけません。
決算報告などは会社経営において非常に重要な部分であるため、報告書内の形式などは統一するようにしましょう。
また、プロジェクトの報告書や企画書なども、読み手が内容を理解しやすいように順序や形式を考えて作っていかなければいけません。
 
次に、結論を先に書きます。
読み手は結論を先に求めていることが多いため、要点をだらだら書いてしまうと読み手が間違えて情報を受け取り、正確に物事が伝わらない可能性があります。
 
結論を書き終わった後は、声に出してチェックします。
声に出して報告書をチェックすると、誤字脱字に気づけます。
また、ですます調なのか、である調なのかもチェックしておきましょう。
 
その後は、レイアウトを考えます。
レイアウトを整理することで、見た目を綺麗にでき、より読みやすい報告書になります。
特に、見出しを意識しましょう。
文頭を揃えて、見出しを読むことで大まかな流れがわかるような報告書を作成すると、読み手に優しい報告書になります。
 
最後に、要約を1つにまとめます。
特に、社外の方に向けた報告書は要約を1枚にまとめましょう。
その後、詳細の内容を2枚ほど付け加えると、時間がない方でも詳細が知りたい方でも簡単に読めます。
 

□報告書を書く時の注意点について

 
1つ目は、目的をはっきりさせることです。
報告書の書き方で結論を始めに考えるように、何を読み手に伝えたいのかを予めはっきりさせておきましょう。
特に年次報告書などは、社内の人物だけでなく社外の人々の目に触れることが多いです。
どの読み手の立場を取っても理解しやすい内容になるように心がけることが大切です。
 
2つ目は、文章ですべてを説明しないことです。
文章が多い報告書は読みにくいですよね。
グラフや図などを使用し、パッと見ただけでも何を表す報告書なのかわかるようにしましょう。
 

□まとめ

 
今回は、報告書の書き方のポイントと注意点について紹介しました。
この記事が少しでも役に立つと幸いです。
また、報告書作成で質問などがある方は、ぜひ当社にご相談ください。

 

 

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