報告書の作成にお困りの方へ!そのコツを紹介します

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報告書と聞くとビジネスシーンでの利用を思い浮かべる方もいらっしゃるでしょう。
人との連携が必要となるビジネスにおいて、報告書は非常に重要な書類です。
そこで今回は報告書について解説します。
ぜひご覧ください。

□報告書について解説

お仕事をされている方の中には報告書を書いたことがあるという方もいらっしゃると思います。
その報告書とは、特定のことを伝えるために文章に残したもののことを指します。
ビジネスシーンでは上司や先輩に指示されたことの結果を示すために記すことが多いのではないでしょうか。

このような報告書の目的は、起こった事象を明らかにすることです。
何が起こったのかを読み手が理解することで、これから先の対応を決定できるでしょう。
そのため、報告書をまとめる際は想定される読み手を理解し、必要とされる情報を盛り込む必要があります。
余計な情報が多すぎると、要点が分かりにくくなるため、ある程度内容を絞りましょう。

また、報告書と似たものに日報があります。
日報は書き手がその日にどのような仕事をしたのかを記します。
後から見返した際にどのような仕事をしているのかが把握できます。
そのため、社員1人1人の仕事の進捗状況が一目で分かるでしょう。
一方、報告書は特定の内容に特化しているもののため、社員の仕事の全容は分からない可能性が高いです。

□報告書の作成のコツについて

報告書は人に見てもらう書類のため、分かりやすさが重要です。
では、報告書の作成のコツにはどのようなものがあるのでしょうか。

1つ目は、書く際に必要となる情報を集めることです。
報告書は、、その場に居合わせなかった人が読むことが多いでしょう。
そのため、相手に理解されるような情報収集が欠かせません。
書く内容をリストアップしたり箇条書きで洗い出したりして情報を集めることが大切です。

2つ目は、報告書の目的を明らかにすることです。
目的がはっきりとしていると、より相手に効果的に伝わる報告書が作成できるでしょう。
例えば、上司や先輩に提出する場合、結果やメリット、デメリットを完結に記載すると判断しやすいです。
一方、顧客へ提出する場合、より丁寧な報告書を作成し、失礼がない文書を目指す必要があります。

事象を適切に報告するためには、事実を正確に記載しましょう。
ビジネスシーンでは、報告書を基に今後の方針が決まる場合があります。
虚偽の報告をすると業務に支障が出てしまうので注意が必要です。
また、正確に伝えるために具体的な数字を使うことも大切でしょう。
図や表を用いると視覚的に判断もしやすくなるので活用してみましょう。

□まとめ

今回は報告書について解説しました。
特定の内容を指定の人に伝える文書のため、分かりやすさが非常に大切になります。
一度作成したものではなかなか満足できる報告書にすることは難しいでしょう。
そのため、何度も作って慣れていくことをおすすめします。

 

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