分かりやすい報告書を作成するポイントとは?印刷の専門業者が解説!

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報告書の質でお悩みの方はいませんか。
報告書は、多くの人に物事を伝える際に用いられます。
そのため、すべての読み手にとって分かりやすいことが重要です。
これは簡単なことではないですが、実はポイントを押さえれば分かりやすい報告書を作れます。
今回は、分かりやすい報告書を作成するポイントをご紹介します。

□報告書作成のポイントとは

報告書作成の際の重要なポイントを押さえましょう。

まず、構成について確認しましょう。
文章は、標題、内容趣旨、詳細内容という順番で大まかに構成します。

はじめに、簡潔に報告書の要旨を述べます。
次にその内容について述べます。
その後、さらにその詳細を説明するという形が良いでしょう。

詳細の内容は長くなることもありますよね。
その場合は、見出し、小見出しをつけて、小見出しの説明を加えていく書き方が良いでしょう。
全体として、順番が後になるほど詳細な内容になるというポイントを押さえましょう。

また、文字の量にも注意が必要です。
口頭での説明に使うならば、200文字程度で約1分の量が目安です。
文面で伝える一般的な報告書の場合、要旨をA41枚、内容や詳細を2~3枚で書くのが良いでしょう。

□読みやすい文章、分かりやすい文章とは

読みやすくて分かりやすい文章にはどのような特徴があるのでしょうか。
いくつかポイントをご紹介します。

*文の長さ

基本的には、1文は50文字程度がすっきりして読みやすいです。
詳細まで伝えようとするともっと長くなることもありますが、文が長すぎると逆に分かりづらくなることがあります。
長くても70~80文字程度にまとめましょう。

*修飾語の使い方

文章を分かりやすくするうえで欠かせないのが修飾語ですよね。
しかし、修飾語の使い方には注意が必要です。
まず、修飾語はできるだけ被修飾語の近くに配置しましょう。
離れていると、文の意味を間違って解釈される恐れがあります。

また、2つの修飾語を並べる場合は、その順番にも注意しましょう。
長い修飾語を先に、短い修飾語を後に配置しましょう。
これも、修飾の対象を分かりやすくするための方法の1つです。

*「もの」、「こと」の使用に注意

文章を書くとき、「もの」、「こと」の使用は不可欠です。
しかし、あまりにも多く使ってしまうと、分かりにくい文章になってしまいますので、注意してください。

□まとめ

分かりやすい報告書を作成するためのポイントについてご紹介しました。
報告書を作成する際のポイントを押さえることで、読みやすく分かりやすい報告書になるでしょう。
ぜひ参考にしてみてください。

 

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