失敗しない報告書の作り方をご紹介します！ | 冊子づくり解説サポートブログ

いきなり上司に報告書の作成を頼まれたことはありませんか。
実際に仕事をしていると、そういった場面に遭遇することは多いでしょう。
そのようなときに、報告書の作り方がわからないと困りますよね。
そこで今回は、失敗しない報告書の作り方のコツについてご紹介します。

□報告書は構成を意識しよう！

報告書を作るときにまず大切なのが、構成を考えることです。
構成がぐちゃぐちゃでは読みにくくなってしまうので、気をつけましょう。
しかし、具体的にどのような構成で書いていけば良いのかわからない方もいらっしゃるでしょう。
ここからは、報告書の構成について解説します。

＊報告書の全体構成

まずは、全体を3つの段階に分けます。
上から標題、内容趣旨、詳細内容、といった順番です。
ピラミッド構造のようにして、上に行くほど書かれているものがまとまっているようにし、下に行くほどより詳細に書かれているようにしましょう。
各段階を書くときのコツとしては、ピラミッドの下の箇所から埋めていき、それをまとめながら上の箇所を埋めていくようにしましょう。

しかしここで、
「詳細内容はどのように書いたらいいのだろう？」
という疑問が出てくると思います。

実際には自分が書けるだけ書き出していくのですが、詳細内容を書く際にもピラミッド構造を利用すると、より良く書けるでしょう。
具体的には下から説明文、小見出し、大見出しの段階に分けて、先ほどと同じように下から書いていきます。

ピラミッド構造を利用して作成すれば、まとまりのある報告書を作成できるので、ぜひ活用してみてください。

□報告書を作るときに意識すべきこと

報告書を作るときに意識すべきことは、「わかりやすく、簡潔に書く」ことです。
誰が読んでもすぐに内容を理解できるものを目指しましょう。

職業によって、報告書に専門用語を多く使ってしまう場合がありますが、できるだけその職業について詳しくない人が読んでもわかるような内容がベストだと言えます。
また、長々と文章を書いていくのではなく、それらの文章を自分なりにまとめてみると簡潔で伝わりやすい文章になります。

また、誰に向けて作るものなのか、読み手のことも意識して作成しましょう。
読み手の考え方の特徴や立場を意識しながら書くことで、読み手に伝わりやすいものを作れるでしょう。

「読み手の立場になって考えること」、「わかりやすく簡潔な文章を意識すること」、この2つのポイントを押さえると、失敗しない報告書を作れるはずです。
ぜひ試してみてください。

□まとめ

今回ご紹介したポイントを踏まえれば、失敗しない報告書を作成できるでしょう。
誰が見てもわかるような報告書を作ることは、社会人としてとても大切なスキルの1つと言えます。
ぜひこの記事をお役立てください。