「マニュアルってどうやって作れば良いのかな」
「マニュアル作成のコツはあるのかな」
マニュアル作成をしている方、もしくは作成予定の方でこのようなお悩みをお持ちの方がいらっしゃると思います。
そんな方に向け、今回はマニュアル作成のコツを紹介します。
□マニュアル作成のコツとは?
見やすいマニュアルを作るためには、意識しておくべきポイントがあります。
・内容を具体的に構成する
・言いたいことがわかりやすく述べられている
・視覚的にわかりやすくする
・読み手が読みやすい文章を考える
これら4つのポイントを意識しながらマニュアル作成に臨むことをおすすめします。
それでは、これらを実現するために、具体的にどのように取り組めば良いかをご紹介します。
*目次を使う
マニュアルを読む人の目的を考えてみましょう。
大抵の場合、何かしらの情報を探すために読むはずです。
そのため、目当ての情報が見つからなければずっと探す羽目になってしまいます。
しかし、目次を導入することでどこに何があるのかがわかりやすくなり、読み手側もすぐに情報を探し出せることでしょう。
加えて、目次があればマニュアル作成者側も楽に作成を進められます。
*図表や写真を活用する
文章だけだと読むのが億劫になる可能性もあるので、図表や写真を挿入して読みやすくしましょう。
*読み手のことを考えた文体
あくまでも、読み手が読みやすいものにすることが鉄則です。
そのため、文体を統一することも大切です。
文字の大きさがバラバラだったり、書式が違ったりすると読みづらさを感じてしまいます。
必ず統一しておきましょう。
□マニュアルに関する基本事項をご紹介
ここでマニュアル作成をするにあたり、手順書との違い、そしてマニュアルの役割をご紹介します。
そもそもマニュアルとは、業務全体のルールや規則などをまとめたものです。
他にも、その会社の経営方針、理念のような情報も書かれているのが一般的です。
それに対して手順書とは、ある業務に対するやり方を深堀し、その手順をまとめたものです。
マニュアルが全体的なのに対して、手順書は部分的だということですね。
そしてマニュアルの役割は大きく分けて3つあります。
1つ目は、業務の効率的に進める役割です。
マニュアルがあることで、業務に対してのベクトルが1つの方向に向いているので、どうすれば良いかわからないという事態が減ります。
加えて、新入社員の教育に割く時間を減らせることがメリットです。
2つ目は、業務を全体的に把握させる役割です。
仕事をするうえで、業務の進め方がわからないことがあると思います。
その際にマニュアルを活用することで、その業務がどのようなものであるかの把握が容易になるでしょう。
3つ目は、新入社員を教育する役割です。
新入社員に対して、すべての仕事をつきっきりで教えることは難しいこともあるでしょう。
そこで、マニュアルを活用させながら教育を行うことで、業務全体への理解をより早くさせることが可能です。
□まとめ
わかりやすいマニュアルの作成方法についてご紹介しました。
マニュアル作成でお悩みの方、もしくは作成予定の方はぜひ参考にしてみてください。
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