社内マニュアル作成時に気を付けたい!コツを押さえて分かりやすいマニュアルにしましょう!

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「分かりやすい社内マニュアルを作成したい」
「マニュアル作成のコツを知りたい」
このようにお思いの方はいらっしゃいませんか。
そこで、今回はマニュアルを作るメリットとマニュアル作成のコツをご紹介します。
ぜひ参考にしてください。

□マニュアルを作るメリットとは?

1つ目は作業工数の削減、業務効率向上です。
口頭で作業内容の説明があったとしても、口頭だけでは一度で覚えられませんし、伝え漏れる可能性があります。

しかし、マニュアルがあると作業をしながら何度も確認できるため、間違える可能性が大きく下がりますし、人に確認する必要がないため、業務効率も向上します。

マニュアルを事前に準備しておけば教育や指導にかかる人件費を大きく削減できるでしょう。

2つ目は業務品質の維持と向上です。
きちんとしたマニュアルが備わっていると業務の品質を一定値まで引き上げることが可能です。
また、マニュアルにどのくらいきちんと沿って業務が遂行できているかという分かりやすい基準で達成度を明確にできます。

指導や評価を行う上でも役立つでしょう。

□マニュアルを作るコツとは?

1つ目はフローチャートを用いることです。
フローチャートを使うと手順のある作業の全体像を俯瞰できるようになります。
業務の流れが複雑な場合は特に効果的な図になるでしょう。

2つ目はチェック項目の作成です。
何ができていて、何ができていないのか確認できる項目があると作業者のミスが減ります。
そのため、手順ごとにチェック項目をマニュアルに入れておきましょう。

コピーをしてチェック表などを作れば自身の手でチェックマークを入れられるようになりよりミスが減るようになるでしょう。

3つ目は運用しながら改善することです。
マニュアル作成時に陥りがちなことが完璧を目指しすぎることです。
「情報が足りているんだろうか」「分かりやすいだろうか」と考えすぎる傾向にあります。

しかし、どれだけ考えても運用しないと分からない部分があります。
そのため、大方のマニュアルが完成したら、すぐに運用して現場の方にフィードバックをもらいましょう。

フィードバックで指摘された部分を改善すれば、現場の方が見やすいマニュアルが完成していきます。

□まとめ

マニュアルを作るメリットをご紹介しました。
また、マニュアル作成のコツもご紹介しましたがいかがだったでしょうか。
この記事がお客様の役に立てば幸いです。
その他にも知りたいことがあればお気軽にご相談ください。

 

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