マニュアルとは?必要性と作成のポイントをご紹介します!

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マニュアルとは何かと聞かれても具体的に言語化できない方はいらっしゃいませんか。
作成する方がマニュアルの必要性を理解しておかないと正しく運用するのが難しいです。
そこで、今回はマニュアルを作成する必要性とポイントをご紹介します。
ぜひ参考にしてください。

□マニュアルを作成する必要性とは?

1つ目は基準を統一するためです。
マニュアルがないと仕事の達成度や成果が分かりづらいです。
人事も評価しづらいでしょう。
個々の解釈やスキルによって仕事の成果が違ってくると大変ですよね。

しかし、マニュアルがあると業務の進捗、達成度が明確になります。
公平な評価を社員が受けられるようになり、モチベーションのアップも期待できるでしょう。

2つ目は教育コストの削減です。
口のみで教育するとなると大変な人材を教育、研修に割く必要があります。
また、疑問が出てくる度に1人1人答えていると時間がいくらあっても足りません。

マニュアルがあると、口で伝えるよりも情報が正確に伝わるのはもちろん、教育係が疑問点にいちいち答える必要がなくなるため、大幅な時間の削減にもつながります。

□マニュアル作成時のポイントとは?

1つ目は作業内容を明確にすることです。
マニュアルで重要なことは分かりやすいことです。
分かりにくいマニュアルは余計に業務内容の理解を妨げてしまいます。
情報を的確に伝えるために簡単に、明確に伝えることをこころがけましょう。

また、文章を5W1Hを意識して作成すると分かりやすくなります。

2つ目は作業の全体像が分かるように書くことです。
作業の全体の流れが分からないとどのように作業を進めて良いか分かりにくいです。
全体を俯瞰できるように図などを駆使してマニュアルを作成しましょう。

3つ目は注意点は目立たせることです。
マニュアル全てを暗記することは不可能です。
そのため、絶対に覚えて欲しい重要な情報は色や文字の大きさで強調するようにしましょう。

ここで注意したいのが、情報を取捨選択することです。
目立たせる目的は、マニュアルの中でもここだけは気を付けて欲しいというメッセージを伝えるためです。
強調しているポイントが多すぎると結局本当に重要な所が分からなくなります。

読み手がマニュアルを読んで注意点を覚えておけるような量におさえるようにしましょう。

□まとめ

マニュアルを作る必要性をご紹介しました。
この記事がお客様の役に立てば幸いです。
その他にも知りたいことがあればお気軽にご相談ください。

 

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