マニュアル作成時におさえておきたい!作り方のコツとは?

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分かりやすいマニュアルを作るためにはマニュアルの作り方とコツを知っておく必要があります。
今回の記事ではこの2点について詳しくご紹介しています。
ぜひ参考にしてください。

□マニュアルの作り方とは?

1つ目の手順ではスケジュールを決めます。
マニュアル作成は業務の中でも重要性が低い場合が多いです。
そのため、スケジュールが決まっていないとマニュアル作成が後回しになってしまいます。

時間が遅くなればなるほどマニュアルの恩恵を得られる期間が短くなってしまいます。
作成に必要な期間や工数を考慮していつまでにリリースしたいのかを決めておきましょう。

2つ目の手順ではマニュアルの目次と構成を決めます。
業務内容を整理しないままマニュアルを作成すると情報が雑多になります。
また、情報を整理しながら書くと効率が悪く時間ばかりかかることが考えられるでしょう。

まずは、業務内容を大きい目次でくくるようにしましょう。
次に目次の項目に対してどのような内容を入れるのかの構成が決まればスムーズに作業が進みます。

3つ目の手順ではフォーマットを決めます。
マニュアルに使うフォーマットは統一するようにしましょう。
文字の大きさ、フォント、デザインを統一することによって読みやすいマニュアルになります。

4つ目の手順ではマニュアルの仮運用をし、改善点を洗い出します。
どれだけ考えても使ってみないと分からないことがあります。
一度運用してみて、利用者にどこが分かりにくかったのかのフィードバックをもらうようにしましょう。

指摘された部分を直して完璧なマニュアルに近づけていきましょう。

□マニュアル作成のポイントとは?

1つ目は5W1Hを意識して文章を作成することです。
これら全てを意識した文章は疑問点を作りません。
理解もしやすく、業務効率がさらに上がるでしょう。

2つ目はフローチャートを使い全体像をイメージすることです。
個々の作業ごとのつながりが明確化されていると業務を進行しやすいです。
特に順序を追って作業していく業務であるとその効果は顕著に出るでしょう。

たとえば営業活動の場合、資料請求→アポイント→スケジュール設定→商談→見積もり→受注などのように整理できます。

□まとめ

マニュアルの作り方をご紹介しました。
また、マニュアル作成のポイントもご紹介しました。
この記事がお客様の役に立てば幸いです。
また、この記事について何かご不明の点があればお気軽にご相談ください。

 

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