年次報告書の書き方とは?分かりやすく書くコツも併せてご紹介します!

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「年次報告書の作成をすることになったけど、何から始めていいのか全くわからない」
このようにお困りの方は多いかもしれません。
今回は、実際に小冊子の印刷通販を行う当社が、年次報告書の基本的な書き方や、わかりやすく書くためのコツを紹介します。

□年次報告書の書き方の基本をご紹介します

報告書を書くときに最も気をつけるべきことは、情報をもれなく書くことと、読み手に不快感を与えないことです。
このポイントに基づいて、作成時の5つのステップをご紹介します。

1つ目は、目的を明確にすることです。
報告書を何のために、誰のために作るのかを明確にすることで、書くべき内容や表現方法がわかります。

2つ目に、結論を最初に書きます。
ビジネス文書の場合、読み手が忙しいことを考慮し、冒頭で結論を言ってしまうことが多いです。
最初に結論を言っておくことで、後に続く内容もスムーズに理解できるというメリットもあります。

3つ目は、見出しを作ります。
良い報告書は見出しだけを読んでも報告書の意図や主張はわかります。
これを意識して、各段落の最も主張したいことを見出しにすると良いでしょう。

4つ目は、概要を書きます。
概要は報告書に必須の項目ではありませんが、時間が限られている読み手にとってはありがたいものです。
概要は、読み手にとって報告書を読む価値があるか判断する材料ですので、しっかり書きましょう。

5つ目に、報告書をピラミッドストラクチャーで構成します。
ピラミッドの頂点に結論を、2段目に見出しを書くとかなり読みやすいものが作成できます。

□わかりやすく年次報告書を書くコツをご紹介します

基本のステップはお分かりいただけたでしょうか。
この項では、さらに報告書をわかりやすくするための工夫を2点ご紹介します。

1つ目は、写真や表を使用することです。
年次報告書はある程度の型は決まっていても、規定はありません。
したがって、自由にイラストや写真、表を使い読み手にとって理解しやすいものにできます。
例えば、社内の雰囲気や経営方針、財務状況など文字だけで伝えるのが難しいものは、視覚的に表すと良いでしょう。

2つ目は、デザインを重視することです。
具体的には、使用するフォントやサイズ、カラーや、見出しの配置や装飾など、読み手が最後まで読みたくなるようなデザインを目指しましょう。

以上が、年次報告書を作成する際のコツでした。

□まとめ

今回は、年次報告書の基本的な書き方や分かりやすく書くコツをご紹介しました。
当社は、少部数の冊子印刷に特化した印刷通販サイトです。
項目を選択するだけで注文でき、最短5日で発送できます。
また、発送前には完成見本サンプルをお届けすることも可能ですので、初めての方でも安心してご相談ください。

 

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