社内マニュアルの作り方で意識するべきポイントは?詳しく解説!

Pocket

マニュアルの質は業務をどれだけ効率的に行えるかに直結します。
ですので、質の良いマニュアルを作りたいとお考えの方が多いでしょう。
そこで、この記事ではマニュアル作成時に意識したいポイントとオススメの作成手順をご紹介します。

□マニュアル作成時に意識したいポイント

マニュアル作成を効率的に行うために意識したいポイントは以下の3つです。

・誰に向けたマニュアルなのかを明確にする
・作業内容の目的や理由を記載する
・視覚的にわかりやすいようにする

*誰に向けたマニュアルなのかを明確にする

「マニュアルを読む人はどのような人なのか」「誰がターゲットなのか」
マニュアルを作成する際はこのように誰に向けたマニュアルなのかを意識しましょう。
なぜなら、読者の目線に立たないと、わかりやすいマニュアルを作れないからです。

例えば、新入社員向けのマニュアルを作成したいならなるべく専門用語の使用を避け、誰でもわかるような説明を心がけると良いでしょう。

*作業内容の目的や理由を記載する

マニュアルの中には、作業内容しか記載されていないマニュアルも見受けられます。
しかしそれだと作業している人が「なぜこの作業をしているのか」「この作業にはどのような目的があるのか」がわからなくなってしまいます。

作業の目的や理由を記載しないと、その作業の重要性がわからず、効率的な業務ができないでしょう。
ですので、マニュアルには作業内容に合わせて目的や理由も記載しておくことをオススメします。

*視覚的にわかりやすいようにする

マニュアルは理解してもらって初めてその役目を果たすので、視覚的にわかりやすい要素を取り入れることも重要です。
図や表を取り入れると、わかりやすさがアップするでしょう。

□マニュアルの作成手順

マニュアルの作成手順は以下のステップで行われます。

・内容を決める
・作成する
・チェックリストを作る
・配布する
・更新する

最初のステップとして、マニュアルの内容を決めます。
内容を決めて作成が終わったら、ミスしやすい作業や重要な作業のチェックリストを作っておきましょう。
チェックリストが簡易版のマニュアルの役割を果たし、重要なポイントを短時間でおさらいできます。

チェックリストの作成が終われば必要とする人に配布しましょう。
配布したら終わりではなく、読者の要望に応えたり、内容の改善をしたりするために随時更新していくようにしましょう。

□まとめ

マニュアルを作るときに意識したいポイントをわかっていただけたでしょうか。
当社はマニュアルをはじめとして冊子の印刷を承っております。
初めての方でも安心できるようなサポートを整えておりますので、ぜひ当社にご相談ください。

 

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.