経緯報告書の作成でお困りの方へ!その書き方を解説します

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経緯報告書の書き方でお困りの方はいらっしゃいませんか。
報告書の作成って難しいですよね。
今回は経緯報告書を書く際に参考にしてほしいポイントについて解説します。
是非参考にしてみてください。

□経緯報告書の書き方のポイント

実際に経緯報告書を書く際に意識してほしいポイントがいくつかあります。
例えば、5w1hを意識することです。
誰が、いつ、どこで、何を、どのようにという意識をして報告書に記載することで、トラブルや報告する内容を段階的に読み手に伝えられます。

全ての項目に5w1hを入れる必要はありません。
しかし、経緯報告書を書く際に具体性を求められるなら、この点は意識してみてください。

次に参考にしてほしいポイントは、時系列に報告していくことです。
経緯報告書は、上司がトラブルに関して把握するための書類で、上司が直接そのようなトラブルに関わっているとは限らないので、時系列に沿って書くようにしてください。

社外向けの経緯報告書を作成するのであれば、さらに丁寧さと具体性が求められるでしょう。
自分1人だけで見直しを行うのではなく、上司などにも見てもらい、客観性を取り入れることを意識してみてください。

メール形式などで提出する場合は、導入の文と締めの文をしっかりとわかりやすくして、どこからどこまでが経緯報告書の内容なのかを読み手が理解できるようにしてあげましょう。

件名ではその書類が何であるかを明確に記すのが大切なので、経緯報告書の内容が添付または記載されている旨をしっかり入力するようにしてください。

□経緯報告書のテンプレートやフォーマットで気を付けてほしいこと

経緯報告書を書く際に有効なテンプレートやフォーマットがあります。
テンプレートなどを用いて書くのもありですが、その際に気を付けてほしいポイントがいくつかあるので参考にしてみてください。

まずは、時刻や場所を明確にすることです。
例えば、問題が発生した日時や、そしてその場所を記載することは必須です。

これは社内向けでも、社外向けでも重要な事項なので気を付けるようにしましょう。
発生日時、発生場所、経緯、案件の内容、現状などを記載するようにしてください。

そして最後に今後の対策などを記載するとさらに質の高い経緯報告書になるでしょう。
上記のように問題を報告する場合は、どこまでが経緯なのかを明瞭にすることが大切です。

経緯報告書の中にはその点に配慮せずに書かれたものもあり、経緯を見分けにくくなっているものもあります。
その点には十分注意するようにしてくださいね。

□まとめ

今回は経緯報告書の書き方について解説しました。
是非参考にしてみてください。

 

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