テレワークだからこそ社内マニュアルの導入を！作成のポイントを紹介します

コロナ対策のために自社でもテレワークを導入しようか検討中だが、マニュアルの内容をどう決めたら良いか分からず、お悩みの方はいませんか。
せっかくマニュアルを作成することを決めても、失敗する可能性もあります。
今回はテレワークをうまく機能するために作成する社内マニュアルの内容の決め方を紹介します。

□テレワークのための社内マニュアルを作るときのポイント

マニュアルを作成するときに明確にしておくポイントは5つあります。

1つ目はオンライン化の目的を明確にすることです。
この目的を明確にしておくと、テレワークを導入すること自体が目的となることは避けられるので、有効性が高くなるでしょう。
また、感染症予防が目的の会社は多いですが、通勤のストレスを軽減して生産性を向上させる、仕事と家庭を両立するためと言った目的で導入する企業もあります。

2つ目はテレワークを行う人材を選ぶ判断基準です。
緊急事態宣言時には全員を在宅勤務とした会社が多数ありましたが、一般的には社員全体の一部の人材を在宅勤務とします。
これは、会社の中の立ち位置によって仕事内容は異なり、その内容によって不向きがあるからです。
迷ったときは厚生労働省が発表した基準を参考にするのがおすすめです。

・業務に必要な時間
・電子媒体、紙媒体のどちらを利用するか
・在宅勤務に必要な道具はあるか
・打ち合わせをする量
・セキュリティは安全か

3つ目は労働基準法を適用するための方法です。
会社は社員の作業場所を把握し、通信費の金額を決める必要があります。
通信費は社員の負担の一部を支払うことが一般的で、これを明記しないとトラブルの原因につながります。

4つ目はツールを利用可能にするための方法も明記することです。
これを記載することで、パソコンに詳しくない人もスムーズに業務を遂行できます。

5つ目はセキュリティに関することです。
個人情報を取り扱うのを慎重にするのはリモートでも変わりません。
クライアントのデータを漏洩しないように、最も気を付けて作成する必要がある内容でしょう。

□マニュアルを作成するときに盛り込むべき内容とは？

マニュアルを作成する際に具体的に規定することは2つあります。

1つ目はセキュリティです。
前項でも紹介しましたが、守る情報と機密事項を扱う人材の選定方法を具体的に決めましょう。

2つ目は社員の勤務時間に関する規定です。
テレワークも労働基準法を守る必要があるので、始業と終業、作業時間中に在席しているかを把握できるようにしましょう。

□まとめ

今回はテレワークをうまく機能させるために社内マニュアルの内容を決める方法を紹介しました。
テレワークのマニュアル作成をお考えの方がいれば、ぜひ当社にご相談ください。