業務マニュアルを作るべき！作り方のコツを分かりやすく紹介します

自社に業務マニュアルを導入したいけど目的や、作成するときのコツを知りたいとお考えの方はいるでしょう。
目的を決めずに作成しても内容に統一性がなくなったり、読みにくい内容になったりする可能性があります。
今回は業務マニュアルのメリットと作成時のコツを紹介します。

では、作成するとどのような良いことがあるのでしょうか。

1つ目は人によって偏りが生まれないように、標準を定められることです。
全体の流れを書いた物に従って業務を遂行することで、全員がその通りに仕事をこなせます。
また、これと同時に手順を記載したものを用いると、業務について他の人に聞く時間と手間を省けるので、時間を効率的に利用できるでしょう。

2つ目は仕事を効率化できます。
マニュアルで仕事の内容を全体的に取らえられ、無駄な作業を発見しやすく、効率的に進められます。

3つ目は育成の効率化です。
新入社員や異動などで、新しい仕事を覚えるときにマニュアルがあると教育に必要な時間を減らせます。
また、欠員が出た場合に違う担当の社員がマニュアルに沿って仕事をすることで、急な欠員にも対応が可能です。

以上がマニュアルのメリットですが、追加で仕事内容を細かく記したものを作成するとそのメリットを最大限に享受できるでしょう。

では、実際に作成する際に意識することを紹介します。

1つ目は5W1Hで文章を作成することです。
「誰が」「いつ」「どこで」「何をする」「理由」「その方法」を記載することで、自分の仕事について記載している場所を探しやすいでしょう。

2つ目は全体像をつかめるような構成にすることです。
マニュアルを利用する人はその仕事の流れを把握しきれていない社員が見るものなので、全体の流れが直感的にわかる構成を心掛けましょう。

3つ目は判断基準を明確にすることです。
仕事をこなしていると様々な場面に直面しますが、対応方法を判断する基準を明確にしないと迷いが生じて判断を誤る可能性があるでしょう。
必要なときに必要な判断ができるように、具体例を設けておくと良いです。

4つ目は特に重要な場所を強調します。
文章がびっしり書いてあるマニュアルは読む人の意欲をそぐので、図やリストなどを用います。
特に重要な情報はフォントや文字の太さを変更して、視覚に訴えるデザインを心がけましょう。

最後はトラブルにも対応できるように、過去の対応例などを記載しておくことです。
ミスにより、時にはトラブルが発生したり、苦情が入ったりする場合もあるでしょう。
このような事態に対応するために、過去の対応例から対応方法を決めておくと、的確な対応が可能です。

今回は業務マニュアルのメリットと作成時のコツを紹介しました。
作成するのは大変ですが、メリットが大きいので導入するのをおすすめします。
マニュアル作成をお考えの方がいれば、ぜひご相談ください。