報告書を作る際にワードのテンプレートを使う方法をご紹介します

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何かの書類を作成する際に、テンプレートがあると便利ですよね。
実は報告書を書く場合でも、テンプレートを使うメリットがあります。
本記事では、ワードのテンプレートを使って報告書を作る方法をご紹介します。

□報告書作成でワードのテンプレートを使うメリットとは?

テンプレートを活用するメリットの1つ目は、次回の作業が楽になることです。
報告書を作成する度に新しい書式を使っている方は、テンプレートを活用することで作業時間を大幅にカットできるでしょう。

2つ目のメリットは、部下の育成ができることです。
テンプレートがあれば、報告書作成に慣れていない部下に仕事を任せられますよね。
また、テンプレートを共有しておくことで、部下だけでなくチームメンバーに報告書作成を頼みやすくなるでしょう。

□テンプレートの利用方法とは?

報告書作成の際にテンプレートを使う方法は、主に2つあります。
ここでは、それぞれの方法を見ていきましょう。
本記事では、ワード2016の操作方法を参考にしております。

*ワードの既存のテンプレートを使う

まず、ワードを開きましょう。
ワードを起動すると、「最近使ったファイル」の画面が表示されます。
その際、いくつかのテンプレートが表示されているかと思いますが、ワードに含まれるテンプレートはこれだけではありません。

その他のテンプレートを検索する方法は2つあります。
1つ目は、画面上部にある「オンラインテンプレートの検索」から検索する方法です。
2つ目は、通常の文書の編集画面を開いた状態で「ファイル」を選択し、「オンラインテンプレートの検索」から検索する方法です。

検索結果から気になるものをクリックすると、簡単な説明が表示されます。
それを確認した上で「作成」を選ぶと、編集画面に移動します。
ここまで来れば、必要な情報をテンプレートに書き入れていくだけで完成です。

ワードのテンプレートの種類は豊富にあるため、そのまま使っても良いですし、テンプレートにひと工夫加えても良いでしょう。

*自分のテンプレートを作る

「テンプレートを作る」と聞くと、難しいイメージをもたれるかもしれません。
しかし実際は、非常に簡単な操作で作成できます。

まず、テンプレートにしたい文書を作成します。
その後「名前をつけて保存」を選択し「ファイルの種類」には「Wordテンプレート(*.dotx)」を選びましょう。
実際にテンプレートを使用する際は、「ファイル」から「新規」の画面に移り「個人用」を開きます。
その中から、使いたいテンプレートを選択しましょう。

□まとめ

今回は、報告書を書く際にワードのテンプレートを使う方法をご紹介しました。
テンプレートを使うことで、作業の効率化だけでなく、部下の育成にもつながるメリットがあります。
またテンプレートを使う際は、上記でご紹介した2つの方法から選ぶと良いでしょう。
報告書の印刷は、ぜひ当社にお任せください。

 

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